IT-Spezifikation Teil 1
Diesen Beitrag beginnen wir mit einer Geschichte:
Der CIO eines Unternehmens möchte seine IT-Landschaft um zusätzliche Komponenten erweitern. Sein Ziel ist die weitestgehende Automatisierung der Geschäftsprozesse. Ihn beschäftigt vor allem die technische Machbarkeit. Das Projekt wird gestartet. Die betroffenen Fachabteilungen erarbeiten gemeinsam mit externen Beratern und den Systemlieferanten eine IT-Spezifikation. Diese ist methodisch schlüssig aufgebaut. Von den Geschäftsprozessen über die Anwendungsfälle bis hin zu den IT-Schnittstellen ist alles enthalten, um das weitere Vorgehen detailliert zu planen. Das Projekt geht in die Entwicklungsphase. Eines Tages jedoch geschieht das Unerklärliche, das Projektbudget wird durch den CEO ohne Nennung von Gründen gestrichen. Das Projekt ist von einem Tag auf den anderen gestoppt. Offensichtlich sah der CEO keinen wirtschaftlichen Nutzen für diese IT-Investition.
Wenn Ihnen etwas ähnliches – nicht unbedingt in dieser Extremform – bereits widerfahren ist, könnte Sie das Thema Auftragsklärung interessieren. In einem früheren Beitrag hatten wir bereits auf die Herausforderungen bei der IT-Spezifikation hingewiesen. Hoher Grad an Abstraktion, Subjektivität der Wahrnehmung, unterschiedliche Sprachen der Beteiligten, der gleichzeitige Wunsch nach Planbarkeit und Flexibilität sowie die geringe Verfügbarkeit der Fachexperten machen es nicht leicht eine, für alle Beteiligten, passende IT-Spezifikation zu erstellen. Welchen wichtigen Stellenwert hierfür eine saubere Auftragsklärung hat, möchten wir in diesem Beitrag darstellen.
Selbstverständnis der IT
Was ist das Selbstverständnis der IT in Ihrem Unternehmen?
Wie sehen Sie die IT?
Grundsätzlich gibt es zwei gegensätzliche Sichtweisen:
- IT ist ausschließlich für die technische Lösung verantwortlich
- IT ist für die wirtschaftliche Lösung der fachlichen Bedürfnisse verantwortlich
Der Unterschied dieser beiden Punkte liegt in der Verantwortung für das Ergebnis. Im ersten Fall beschränkt sich die Verantwortung der IT auf die technische Lösung. Diese mag elegant, performant und innovativ sein. Ob sie zu den Bedürfnissen der beteiligten Fachabteilungen passt, liegt in der Verantwortung der Fachseite. Im schlimmsten Fall bringt die IT-Investition nicht den erwarteten Nutzen und verursacht lediglich Kosten und Mehraufwand.
Umfasst die Verantwortung der IT die wirtschaftliche Lösung der fachlichen Bedürfnisse, sieht die Situation anders aus. Die IT wird zunächst den wirtschaftlichen Nutzen einer IT-Lösung herausarbeiten, um davon ausgehend eine technische Lösungsauswahl zu treffen. Ein wirtschaftlicher Nutzen lässt sich vielleicht durch den Wegfall von redundanten Arbeitsschritten, durch eine Verlagerung von Prozessen auf die Kunden oder durch den leichteren Zugang zu benötigten Informationen erreichen. Wird dieser Nutzen quantifiziert, lässt sich das Budget für die wirtschaftliche Umsetzung der IT-Lösung bestimmen.
Beide Sichtweisen haben Vor- und Nachteile. Erstrebenswert ist auf alle Fälle eine gemeinschaftliche Ergebnisverantwortung. Nur diese stellt sicher, dass beide Seiten (Fachseite und IT) sich auf den wirtschaftlichen Nutzen konzentrieren. “Goldene Wasserhähne” und “technischer Schnickschnack” lassen sich damit am ehesten ausschließen.
